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Fragt man einen Juristen danach, was man in Deutschland nicht sein möchte, hört man oft die Antwort: „Vermieter und Arbeitgeber“. Beide sind Adressaten von zahlreichen gesetzlichen Regelungen und haben Vertragspartner (nämlich Mieter bzw. Arbeitnehmer) mit starken Rechtspositionen. Zudem fallen bei beiden zahlreiche personenbezogene Daten an, deren Umgang u.a. die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt.

Trotz einiger Gemeinsamkeiten soll sich dieser Beitrag auf die allgemeinen datenschutzrechtlichen Anforderungen an Unternehmen bzw. Arbeitgeber beschränken.

 

Welche Mitarbeiterdaten dürfen verarbeitet werden?

Zentrale gesetzliche Vorschrift für den Umgang mit Beschäftigtendaten ist § 26 BDSG. Dieser besagt, dass Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen. Dies beinhaltet die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses sowie die Erfüllung von Pflichten aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Aha! Der eingeschränkte Erkenntnisgewinn nach dem Lesen dieser Vorschrift liegt in erster Linie daran, dass Arbeitsverhältnisse sehr unterschiedlich sind. So werden von einem Speditionsmitarbeiter regelmäßig andere Daten erforderlich sein als bei einem Arzt in einer Klinik.

Unabhängig von der Art der Tätigkeit  zählen zu den Daten, die zur Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind, regelmäßig folgende Daten:

  • Personalien (z. B. Name und Adresse, Kontaktdaten, Geburtstag sowie -ort und Staatsangehörigkeit)
  • Religionszugehörigkeit (wenn Kirchensteuer zu zahlen ist; ansonsten sind Fragen zu Glaubensbekenntnissen ein „No Go“)
  • Gesundheitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhältnis relevant z.B. bei einer Schwerbehinderung)
  • Steueridentifikationsnummer
  • Angaben zur Qualifikation und Mitarbeiterentwicklung (z. B. Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse und Fortbildungen)

sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

Weitere relevante personenbezogene Daten können sein:

  • Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (z. B. Eintrittsdatum, Bezeichnung der Tätigkeit und Titel)
  • lohnsteuerrelevante Daten aus der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Gehaltszahlung)
  • Sozialversicherungsdaten
  • Daten zur Altersversorgung bzw. zur Pensionskasse
  • Angaben zur Arbeitszeit (z. B. Arbeitszeiterfassung, Urlaub, Krankheit, Daten in Zusammenhang mit Dienstreisen)
  • Zutrittsdaten
  • Berechtigungsdaten (z. B. Zugangs- und Zugriffsrechte)
  • Bild- und Tondaten (z. B. Mitarbeiterausweisfoto, Video- und Telefonaufzeichnungen [bei zulässiger Überwachung der Räume])
  • Daten zur Mitarbeiterevaluierung

sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

Und was bedeutet „Datenverarbeitung“ in diesem Zusammenhang?

Der Mitarbeiterdatenschutz muss beachtet werden, wenn Beschäftigtendaten verarbeitet bzw. in einem Dateisystem (vgl. Art. 4 Nr. 6 DSGVO) gespeichert werden sollen. Verarbeitung ist dabei jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang.

 

Konkret heißt das,  wann immer mit einer der o.g. Datenarten „gearbeitet“ wird – diese z.B. in Akten, Aktensysteme oder Deckblättern erfasst werden –  liegt eine Datenverarbeitung vor.

 

Und warum ist das relevant?

Wie in anderen Konstellationen auch sind Beschäftigte als sog. „Betroffene“ im Sinne des Datenschutzes gemäß Artikel 13 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung u.a. über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung ihrer Daten zu informieren.

Arbeitgeber sollten also für Ihre Beschäftigten spezielle Datenschutz-Informationen („Datenschutzerklärung“) bereithalten und diese z.B. als Anlage zum Arbeitsvertrag an den künftigen Mitarbeiter überreichen. Ein Vorhalten dieser Informationen im Intranet ist auch ratsam, insbesondere für den Fall, dass diese sich im Laufe der Zeit ändern. Beschäftigte sollten dann auch auf die Änderung aufmerksam gemacht werden.

 

Sollten Sie keine „Datenschutzerklärung“ für Ihre Mitarbeiter haben oder Ihre derzeitigen Texte prüfen lassen wollen, sprechen Sie uns gerne an!

 

Von Marco Koehler, LL.M., 10.02.2021