Bild-Quelle: Bild von Free-Photos auf Pixabay

 

Das nächste Firmenevent steht an und das bedeutet, es werden wieder viele Mitarbeiter vor die Linse gebeten. Nicht selten wollen Unternehmen die hierbei entstandenen Foto- oder Filmaufnahmen im Anschluss auf der eigenen Webseite oder via Sozial-Media veröffentlichen. Eine entsprechende Veröffentlichung erfolgt dabei oft aus Imagegründen oder zu Werbezwecken.

Oftmals wollen Unternehmen auch Fotos von Mitarbeitern für das Intranet, die Firmen-Webseite oder für Mitarbeiterausweise nutzen.

Doch sind solche Verwendungen der Mitarbeiterfotos ohne rechtliche Grundlage nach der DSGVO überhaupt erlaubt?

 

Einwilligung durch die Mitarbeiter

Bei Fotos oder Videos von Beschäftigten im Unternehmenskontext handelt es sich zweifelsohne um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.

Bislang wurde die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos anhand des Kunsturhebergesetzes beurteilt. Hiernach bedarf es für eine solche Veröffentlichung durch den Arbeitgeber einer Einwilligung durch den abgebildeten Arbeitnehmer. Auch nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz ist eine Einwilligung durch den Arbeitnehmer oftmals erforderlich.

Im Datenschutz gilt der Grundsatz vom „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“. So heißt es in Art. 6 DSGVO, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur beim Vorliegen mindestens einer der dort genannten Bedingungen zulässig ist. Das bedeutet im Regelfall, dass Unternehmen für eine Veröffentlichung von Foto- oder Videoaufnahmen eine Einwilligung (Art. 6 Abs 1 lit. a DSGVO) benötigen oder entsprechend vortragen müssen, dass ihr berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO überwiegt. Wann dies gegeben ist, beurteilt sich weiterhin nach den in § 23 KunstUrhG benannten Ausnahmen.

An die Einwilligung werden hierbei gewisse Anforderungen gestellt, um den gesetzlichen Ansprüchen der DSGVO zu genügen.

  • Die Einwilligung des Mitarbeiters muss vor der Veröffentlichung erfolgen.
  • Die Einwilligung sollte gemäß Art. 26 Abs. 2 S. 3 DSGVO schriftlich erfolgen.
  • Durch den Arbeitgeber sind die Informationspflichten aus Art. 13 und 14 DSGVO zu beachten.

Zusätzlich zu den datenschutzrechtlichen Vorgaben in Bezug auf eine Einwilligung sind auch die Vorgaben aus § 26 BDSG bei Datenverarbeitungen für Zwecke des Beschäftigtenverhältnisses zu beachten. Dabei kann eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis sowohl schriftlich als auch elektronisch erfolgen.

Inhalt einer Einwilligungserklärung

Auch im Hinblick auf die Gestaltung der Einwilligungserklärung sind einige Punkte zu berücksichtigen.

  • Im Hinblick auf eine Einwilligung durch Mitarbeiter ist der Grundsatz der Zweckbindung zu gewährleisten. Die Einwilligung sollte daher stets anlassbezogen erfolgen. Der Mitarbeiter sollte eindeutig informiert werden, wie, in welchem Kontext und wo die Bildaufnahme veröffentlicht werden soll und wie lange die Nutzung andauert.
  • Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen. Im Idealfall handelt es sich um eine gesondert vom Arbeitsvertrag vorliegende Zustimmungserklärung.
  • Es ist erforderlich, den Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass eine Verweigerung der Einwilligung keine negativen Konsequenzen nach sich zieht.
  • Der Mitarbeiter muss zudem informiert werden, dass er eine erteilte Zustimmung für die zukünftige Nutzung jederzeit widerrufen kann.
  • Bilder, die für die Nutzung in Print- und Online-Medien (intern sowie extern) vorgesehen sind und hierzu entsprechendes Material bereits produziert wurde, können auch nach einem Widerruf – bei Vorliegen eines berechtigten Interesses des Arbeitgebers – weiterhin verwendet werden, soweit schutzwürdige Interessen dem nicht entgegenstehen.
  • Wurden Bilder im Internet veröffentlicht, kann bei einem Widerruf trotz entsprechender Löschung nicht ausgeschlossen werden, dass diese durch Dritte (z.B. mittels der Archivfunktion von Suchmaschinen) weiterhin zugänglich sind. Auch hierauf sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter hinweisen.

Gerade wenn es darum geht Mitarbeiterfotos für Image-Kampagnen zu nutzen, an denen auch nach Ausscheiden der Mitarbeiter seitens des Unternehmens Interesse besteht, sollte über ein alternatives Modell – z.B. Gratifikation oder sonstige Gegenleistung für die Nutzung der Bilder – nachgedacht werden, um eine Nutzung auch im Falle eines Widerrufs einer Einwilligung sicherzustellen.

Sollten Mitarbeiterfotos für Lichtbildausweise o.ä. erforderlich sein, sollte nicht auf eine Einwilligung, sondern auf das berechtigte Unternehmensinteresse (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO) abgestellt werden.

Fazit

Unternehmen dürfen Foto- oder Videoaufnahmen ihrer Mitarbeiter regelmäßig nicht ohne deren Einwilligung veröffentlichen. Auch wenn es mit dem 2. DSAnpUG-EU bezüglich des Schriftformerfordernisses eine Vereinfachung gab, muss die Einwilligung nachweislich erfolgen. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass die Einwilligung freiwillig, am Besten in einer separaten Zustimmungserklärung, erfolgt und die Mitarbeiter über ihr Widerrufsrecht informiert werden.

Hierzu ist es auch empfehlenswert, nicht eine Einwilligungserklärung universell einzusetzen. Wir raten dazu, ihren Mitarbeitern für besondere Projekte eine eigene Einwilligungserklärung vorzulegen oder einen gesonderten Vertrag über die Nutzung der Bilder abzuschließen. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter-Events, Image-Kampagnen, Workshops und vor allem auch für Video-Aufzeichnungen (z.B. für eine Kampagne oder auch die Aufzeichnung eines Workshops oder der Team-Sitzung).

Von Tamina Wiatr, 15.12.2019

letzte Aktualisierung 07.03.2021

Call Now Button